AIESEC in Benin pilote à l'aveugle. Ce plan part d'un audit chiffré de toute l'entité et propose une feuille de route pour décider sur des faits, pas sur des impressions.
L'audit a examiné cinq domaines séparément. Ils ont tous pointé le même mécanisme. Ce n'est pas que les gens refusent de s'engager. C'est qu'une fois entrés quelque part, rien ni personne ne les suit de façon fiable, et ils finissent par disparaître en silence.
Il a payé, mais ne part jamais. Personne ne s'en aperçoit à temps.
Sélectionné, mais ne vient jamais à sa formation d'intégration.
Suivi perdu entre WhatsApp, mails et la mémoire d'un membre.
L'entité n'a pas cinq problèmes séparés. Elle en a un seul qui se manifeste à cinq endroits. Une seule réponse de fond peut donc en traiter plusieurs.
Pas un outil de plus. Trois couches qui s'empilent, déployées un parcours à la fois, en commençant par l'échange où la donnée est la plus fiable.
Rassembler à un seul endroit des données éparpillées entre EXPA, tableurs et conversations. Sans cette base propre, tout le reste affiche des chiffres faux.
Un système de suivi et de relance qui lit ces données et empêche les gens de décrocher. Alertes et rappels déclenchés au bon moment.
Lodestar, un tableau de bord national qui permet au MC et aux LCs de décider sur des chiffres plutôt qu'au ressenti.
On ne construit pas les trois couches partout en même temps. On prend un parcours, on le fait fonctionner de bout en bout, on prouve que ça marche, puis on réplique.
Côté entrant, le problème est inverse : on ouvre trop peu d'opportunités d'accueil. 46 en sept ans, pour une demande six à sept fois supérieure. Ce point dépend du développement de partenariats.
Connexion automatique à EXPA. Première version de l'Exchange Pulse, le tableau de bord par LC. Livrable à 90 jours.
Relance automatique sur les deux fuites. Liste à jour des candidats en attente pour chaque VP sortant.
Comparaison avant et après. Repérage des LCs qui avancent et des points de blocage.
Stabilisation, documentation pour la passation, formation des LCs à l'autonomie.
L'entité a recruté en croyant qu'il restait des membres actifs dans les LCs, alors que ce n'était pas le cas. Elle a recruté sur une illusion de stock.
Combien de membres actifs par LC, combien sont partis, combien occupent des responsabilités. Cette photo conditionne toute décision de recrutement.
Le moteur de suivi de l'échange appliqué au parcours membre. Relance des sélectionnés, rappels avant intégration, suivi des premières semaines.
Suivi de cohorte. Combien restent actifs après trois mois, après six mois. On remplit l'entité ou on remplace ceux qui partent.
Santé du membership intégrée au tableau de bord. Chaque LC voit son effectif et sa rétention en temps réel.
L'entité décide sans voir. L'analyse menée au sein de la commission IM a fait ressortir des constats que personne ne suivait jusque-là, par exemple le fait que la majorité des jeunes approuvés ne partent jamais. Cette information existait dans les données, mais elle n'était nulle part regardée.
Sur vingt demandes d'information envoyées aux responsables de LC pendant l'audit, cinq seulement ont reçu une réponse. Produire et partager la donnée est une culture à installer, pas seulement un outil à construire.
La mesure de succès, simple et parlante : une décision du mandat 26-27 doit toujours pouvoir citer un chiffre du tableau de bord.
L'Exchange Pulse est le premier morceau de Lodestar. Il prouve le principe sur un domaine.
Santé du membership, puis santé des LCs : coaching, transitions, respect des échéances.
Le plus dur n'est pas de construire, c'est de faire utiliser. Intégrer la consultation dans les revues, former, en faire le point de départ des réunions.
L'entité gère son argent sans en avoir une vue fiable. Le suivi des activités, le budget prévu et le compte en banque vivent dans trois fichiers séparés qui ne se recoupent pas. Personne ne peut dire, à un instant donné, combien l'entité a réellement en caisse.
Quelques pour cent d'un mois de dépenses chargé. Aucune réserve significative.
Peuvent s'arrêter sans préavis. L'entité tient debout grâce à un revenu fragile.
Améliorer la santé financière elle-même n'est pas du ressort de l'IM, c'est le travail des départements concernés. Mais donner à l'entité une vue claire et exacte de sa situation, ça, c'est exactement notre rôle.
Renseigner le solde d'ouverture, qui conditionne l'exactitude de tout le reste, et enregistrer les transactions au fil de l'eau.
Former le responsable finance et les LCs. CURA devient le point de référence, à la place des fichiers éparpillés.
Compte de résultat, suivi de trésorerie, et comparaison du budget aux dépenses réelles mois après mois.
On ne dispose pas d'une mesure fiable du parcours commercial. Sans données, impossible de fixer un objectif chiffré ou de prioriser sérieusement. Ce n'est pas un jugement définitif sur son importance, c'est le constat qu'on n'a pas la matière pour décider cette année.
C'est ce domaine qui ouvre les opportunités d'accueil, et on en ouvre beaucoup trop peu face à la demande, six à sept fois supérieure.
Suivi dispersé entre WhatsApp, mails et appels, dépendance à la mémoire des gens. Le besoin décrit est identique aux autres fronts.
Si ce plan tient ses promesses, voici où l'entité se trouve dans douze mois.
Là où il n'y avait que des tableurs séparés. Les réunions du MC démarrent sur des chiffres.
L'échange et le membership relancent automatiquement ceux qui décrochent. On voit en temps réel qui a besoin d'un coup de pouce.
L'entité ne recrute plus sur des suppositions. Chaque LC connaît son stock réel de membres actifs.
État exact de la caisse à tout moment grâce à CURA. Budget comparé aux dépenses réelles, mois après mois.
Une trace chiffrée de la santé de l'entité, transmise au mandat suivant. Personne ne refait ce travail de zéro.
Produire et partager la donnée devient une habitude, pas une corvée exceptionnelle.
Les opérations tournent. La donnée ne sera plus en retard. Les décisions ne devineront plus.